Quy trình nhập hàng phụ tùng ô tô từ Trung Quốc về Việt Nam từ A-Z

Trung Quốc hiện là một trong những thị trường cung cấp phụ tùng ô tô đa dạng cho doanh nghiệp Việt Nam. Từ các chi tiết thân vỏ, đèn xe, gương, linh kiện động cơ, hệ thống điện, cảm biến cho đến phụ kiện nội thất, doanh nghiệp có thể tìm được rất nhiều nhà sản xuất với mức giá và chất lượng khác nhau.

Tuy nhiên, nhập khẩu phụ tùng ô tô từ Trung Quốc về Việt Nam không đơn giản là tìm được nguồn hàng, đặt mua rồi thuê đơn vị vận chuyển. Với đặc thù có hàng nghìn loại linh kiện khác nhau, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến HS Code, chính sách nhập khẩu, chất lượng sản phẩm, chứng từ xuất xứ, thuế và các yêu cầu quản lý đối với từng loại phụ tùng.

Một container có thể chứa hàng chục, thậm chí hàng trăm mã sản phẩm. Nếu không chuẩn bị dữ liệu ngay từ đầu, việc khai báo và thông quan có thể trở nên rất phức tạp.

Dưới đây là quy trình nhập khẩu phụ tùng ô tô từ Trung Quốc từ A-Z dành cho doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập hàng chính ngạch về Việt Nam.

1. Xác định chính xác loại phụ tùng ô tô cần nhập

“Phụ tùng ô tô” là khái niệm rất rộng. Vì vậy, bước đầu tiên là lập danh sách chính xác những sản phẩm doanh nghiệp dự định nhập khẩu.

Một số nhóm thường gặp gồm:

• Đèn pha, đèn hậu và các loại đèn xe.
• Gương chiếu hậu.
• Cản trước, cản sau.
• Ca-pô, cửa xe và các chi tiết thân vỏ.
• Két nước.
• Máy phát điện.
• Máy khởi động.
• Lọc dầu, lọc gió.
• Bugi.
• Má phanh, đĩa phanh.
• Giảm xóc.
• Rotuyn.
• Vòng bi.
• Cảm biến.
• Camera và thiết bị điện.
• Linh kiện động cơ.
• Linh kiện hộp số.
• Chi tiết nội thất.
• Phụ kiện lắp trên ô tô.

 

Doanh nghiệp không nên gửi cho đơn vị khai báo một danh sách chỉ ghi chung chung:

“Auto Parts – Phụ tùng ô tô”.

Thay vào đó, mỗi sản phẩm cần được nhận diện rõ về tên, chức năng, vật liệu, vị trí sử dụng, mã sản phẩm và loại xe sử dụng.

Đây là cơ sở rất quan trọng cho những bước tiếp theo.

2. Lựa chọn nhà cung cấp phụ tùng tại Trung Quốc

Trung Quốc có hệ thống sản xuất phụ tùng ô tô rất lớn, từ nhà máy OEM, nhà sản xuất linh kiện độc lập đến các công ty thương mại.

Giá thấp không nên là tiêu chí duy nhất.

Doanh nghiệp cần xem xét:

Năng lực nhà máy, thời gian hoạt động, chất lượng sản phẩm, khả năng xuất khẩu, chứng nhận liên quan, điều kiện bảo hành, MOQ, thời gian sản xuất và khả năng cung cấp hồ sơ.

Nếu nhập số lượng lớn, nên yêu cầu mẫu trước khi đặt đơn hàng chính thức.

Đặc biệt với các chi tiết liên quan đến an toàn như hệ thống phanh, lái, treo hoặc một số linh kiện điện, chất lượng sản phẩm cần được ưu tiên hơn chênh lệch nhỏ về giá.

Một phụ tùng giá rẻ nhưng tỷ lệ lỗi cao có thể khiến chi phí bảo hành, đổi trả và ảnh hưởng uy tín lớn hơn rất nhiều khoản tiết kiệm ban đầu.

3. Kiểm tra sản phẩm có vi phạm quyền sở hữu trí tuệ không

Đây là vấn đề doanh nghiệp kinh doanh phụ tùng cần đặc biệt lưu ý.

Thị trường có nhiều sản phẩm sử dụng logo, nhãn hiệu hoặc bao bì của các hãng xe nổi tiếng. Không nên mặc định rằng nhà cung cấp Trung Quốc có thể bán thì doanh nghiệp Việt Nam có thể nhập khẩu và kinh doanh hợp pháp.

Cần phân biệt giữa:

Phụ tùng chính hãng, phụ tùng OEM, phụ tùng aftermarket và sản phẩm giả mạo nhãn hiệu.

Nếu doanh nghiệp nhập phụ tùng mang thương hiệu của một hãng xe nhưng nguồn hàng không hợp pháp, lô hàng có thể phát sinh rủi ro liên quan đến sở hữu trí tuệ.

Vì vậy, ngay từ khi lựa chọn nhà cung cấp, cần xác minh rõ nguồn gốc thương hiệu và quyền sử dụng nhãn hiệu trên sản phẩm, bao bì.

4. Lập bảng danh mục sản phẩm trước khi đặt hàng

Đối với phụ tùng ô tô, đây là bước rất nên làm.

Doanh nghiệp có thể lập một file quản lý gồm:

STT – Part Number – Tên tiếng Việt – Tên tiếng Anh – Thương hiệu – Loại xe – Công dụng – Vật liệu – Số lượng – Đơn giá – HS Code dự kiến – Xuất xứ.

Ví dụ:

Cách quản lý này đặc biệt hữu ích khi một shipment có hàng trăm mã phụ tùng.

Nó cũng giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu Invoice, Packing List và dữ liệu khai báo hải quan.

5. Xác định HS Code cho từng nhóm phụ tùng

Một trong những sai lầm phổ biến là cho rằng tất cả phụ tùng ô tô đều sử dụng chung một nhóm HS.

Thực tế không đơn giản như vậy.

Một số sản phẩm có thể được xem xét trong nhóm dành cho bộ phận, phụ tùng của xe cơ giới, nhưng nhiều mặt hàng có thể được phân loại theo bản chất riêng của chính sản phẩm đó.

Ví dụ thiết bị điện, đèn, vòng bi, kính hoặc một số bộ phận khác cần được xem xét dựa trên cấu tạo và công dụng thực tế.

Do đó:

Phụ tùng ô tô ≠ tất cả dùng chung một HS Code.

Việc xác định HS Code cần căn cứ vào:

Tên hàng + vật liệu + cấu tạo + chức năng + vị trí sử dụng + loại xe + tài liệu kỹ thuật.

HS Code sau đó ảnh hưởng trực tiếp đến thuế và chính sách nhập khẩu.

6. Kiểm tra chính sách nhập khẩu từng loại phụ tùng

Sau khi dự kiến HS Code, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách áp dụng đối với từng mặt hàng.

Đây là bước không nên bỏ qua.

Một số loại phụ tùng, linh kiện có thể thuộc phạm vi quản lý hoặc phải đáp ứng những yêu cầu về chất lượng, quy chuẩn kỹ thuật hay thủ tục chuyên ngành tùy quy định đang có hiệu lực.

Trong khi đó, nhiều loại phụ tùng khác có thể thực hiện theo quy trình nhập khẩu thông thường.

Chính vì vậy, không nên suy luận:

“Lần trước nhập phụ tùng ô tô không cần kiểm tra nên lần này cũng không cần.”

Lần trước doanh nghiệp nhập cản xe, lần này nhập một bộ phận khác thì chính sách áp dụng có thể không giống nhau.

Kiểm tra theo từng mã hàng cụ thể là phương án an toàn hơn.

7. Tính thuế nhập khẩu trước khi chốt đơn hàng

Sau khi dự kiến được HS Code, doanh nghiệp có thể tính tương đối chính xác hơn giá vốn.

Thông thường cần quan tâm đến:

Thuế nhập khẩu + thuế GTGT tại khâu nhập khẩu + các nghĩa vụ thuế khác nếu mặt hàng thuộc diện áp dụng.

Mức thuế nhập khẩu không thể xác định chỉ bằng tên gọi “phụ tùng ô tô Trung Quốc”.

Nó phụ thuộc vào HS Code, xuất xứ và biểu thuế áp dụng tại thời điểm nhập khẩu.

Ví dụ doanh nghiệp chuẩn bị nhập lô hàng trị giá 1 tỷ đồng.

Chênh lệch vài phần trăm thuế nhập khẩu đã có thể tương đương hàng chục triệu đồng.

Do đó, thuế cần được tính trước khi xác định giá bán, không phải sau khi hàng về Việt Nam.

8. Kiểm tra khả năng hưởng ưu đãi thuế từ xuất xứ Trung Quốc

Khi nhập hàng từ Trung Quốc, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại phù hợp.

Tuy nhiên, cần tránh suy nghĩ:

Hàng Trung Quốc = có C/O = thuế nhập khẩu 0%.

Không phải mọi sản phẩm đều có mức thuế bằng 0%.

Khả năng áp dụng ưu đãi cần được kiểm tra dựa trên:

HS Code → xuất xứ thực tế → quy tắc xuất xứ → chứng từ xuất xứ → biểu thuế áp dụng.

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ xuất xứ ngay trong quá trình đàm phán thay vì đợi hàng xuất đi mới hỏi.

Thông tin trên chứng từ cũng cần được đối chiếu với Invoice, Packing List và các tài liệu liên quan.

9. Đàm phán Incoterms với nhà cung cấp

Sau khi kiểm tra sản phẩm, HS Code, chính sách và thuế, doanh nghiệp có thể chốt điều kiện giao hàng.

Các điều kiện thường gặp có thể gồm EXW, FCA, FOB, CIF hoặc những điều kiện khác tùy phương thức vận chuyển và thỏa thuận giữa hai bên.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết:

Giá nhà cung cấp báo bao gồm những gì?

Ví dụ giá EXW có thể thấp nhưng người mua phải tổ chức thêm chặng vận chuyển từ nhà máy.

Trong khi một báo giá khác cao hơn nhưng đã bao gồm thêm các công đoạn tại Trung Quốc.

Không nên chỉ so sánh:

Nhà cung cấp A: 100.000 USD

với

Nhà cung cấp B: 95.000 USD.

Cần so sánh tổng chi phí đưa hàng về kho tại Việt Nam – Landed Cost.

10. Chọn dịch vụ vận chuyển quốc tế phù hợp

Hàng phụ tùng từ Trung Quốc về Việt Nam có nhiều phương án vận chuyển.

Đường biển

Đây là lựa chọn phổ biến với đơn hàng số lượng lớn.

Nếu lượng hàng chưa đủ container, doanh nghiệp có thể sử dụng LCL – hàng lẻ.

Nếu lượng hàng lớn, FCL – nguyên container thường phù hợp hơn.

Đường bộ

Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam bằng đường bộ cũng là phương án đáng cân nhắc nhờ lợi thế hai quốc gia có biên giới đất liền.

Tính hiệu quả phụ thuộc vào địa điểm nhà cung cấp, cửa khẩu, số lượng hàng và địa điểm nhận tại Việt Nam.

Đường hàng không

Air Freight phù hợp với phụ tùng nhỏ, giá trị cao hoặc cần gấp.

Ví dụ một nhà máy đang thiếu một số cảm biến hoặc linh kiện khiến dây chuyền phải dừng. Trong trường hợp này, chi phí hàng không cao hơn nhưng thời gian giao hàng nhanh có thể mang lại hiệu quả tổng thể tốt hơn.

Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế so sánh các phương án dựa trên trọng lượng, thể tích, tuyến đường và thời gian yêu cầu.

11. Đóng gói phụ tùng trước khi vận chuyển

Mỗi loại phụ tùng cần phương án đóng gói khác nhau.

Đèn xe cần chống va đập.

Chi tiết thân vỏ cần hạn chế trầy xước và biến dạng.

Linh kiện điện tử cần chống ẩm.

Các chi tiết kim loại nặng cần pallet hoặc kiện đủ khả năng chịu tải.

Những linh kiện có dầu, chất lỏng, pin hoặc đặc tính đặc biệt cần được thông báo chính xác cho đơn vị vận chuyển để kiểm tra yêu cầu áp dụng.

Với lô hàng lớn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp chụp ảnh:

Hàng thực tế → tem sản phẩm → đóng carton → pallet → quá trình đóng container.

Đây là nguồn dữ liệu rất hữu ích nếu xảy ra thiếu hàng hoặc hư hỏng.

12. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu

Một lô phụ tùng ô tô thông thường có thể cần các chứng từ thương mại và vận tải như:

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.

Packing List – Phiếu đóng gói.

Bill of Lading/Air Waybill – Chứng từ vận tải.

Sales Contract – Hợp đồng khi cần.

Chứng từ xuất xứ – nếu đề nghị hưởng ưu đãi và đáp ứng điều kiện.

Catalogue, Part List hoặc tài liệu sản phẩm trong trường hợp cần phục vụ việc xác định hàng hóa.

Ngoài ra, tùy mặt hàng có thể cần thêm hồ sơ chuyên ngành.

Đặc biệt, với hàng trăm mã phụ tùng, Packing List nên càng chi tiết càng tốt.

13. Kiểm tra chứng từ trước khi hàng rời Trung Quốc

Đừng đợi hàng đến Việt Nam mới phát hiện sai.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

Tên người bán → người mua → Invoice Number → tên hàng → Part Number → số lượng → trọng lượng → điều kiện giao hàng → thông tin vận chuyển → xuất xứ.

Nếu sử dụng chứng từ xuất xứ để đề nghị ưu đãi thuế, cần kiểm tra thông tin liên quan ngay khi nhận bản nháp hoặc hồ sơ từ nhà cung cấp.

Phát hiện sai khi hàng chưa rời Trung Quốc thường dễ xử lý hơn khi container đã cập cảng Việt Nam.

14. Khai tờ khai và thực hiện thủ tục hải quan

Khi bộ chứng từ đã sẵn sàng, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị thông tin khai báo.

Đây là lúc bảng danh mục sản phẩm được chuẩn bị từ đầu phát huy tác dụng.

Mỗi dòng hàng cần được quản lý rõ:

Tên hàng → Part Number → HS Code → xuất xứ → số lượng → đơn giá → trị giá.

Tùy kết quả xử lý của hệ thống và cơ quan hải quan, hồ sơ sẽ được thực hiện theo quy trình tương ứng.

Nếu doanh nghiệp không có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách hoặc lô hàng có nhiều loại phụ tùng, việc sử dụng dịch vụ thông quan hải quan có thể giúp giảm khối lượng công việc nội bộ và hỗ trợ quá trình kiểm tra chứng từ, chuẩn bị khai báo, phối hợp xử lý hồ sơ.

15. Thực hiện thủ tục chuyên ngành nếu phát sinh

Nếu một hoặc một số loại phụ tùng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục tương ứng theo quy định áp dụng tại thời điểm nhập khẩu.

Đây chính là lý do chính sách mặt hàng phải được kiểm tra trước khi đặt hàng.

Nếu container đã nằm tại cảng nhưng doanh nghiệp mới phát hiện cần bổ sung hồ sơ, thời gian nhận hàng có thể kéo dài.

Khi đó, ngoài việc chậm kinh doanh, doanh nghiệp còn có nguy cơ phát sinh các khoản như Storage, Demurrage, chi phí nâng hạ hoặc chi phí điều chỉnh kế hoạch vận chuyển.

16. Thông quan và vận chuyển hàng về kho

Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ và hàng đủ điều kiện giải phóng, doanh nghiệp tiến hành nhận hàng.

Với FCL, container có thể được kéo về kho để rút hàng rồi trả container rỗng.

Với LCL, hàng được nhận theo quy trình tại kho hàng lẻ rồi vận chuyển về địa điểm của doanh nghiệp.

Kho cần chuẩn bị trước:

Nhân sự → xe nâng → khu vực xuống hàng → vị trí kiểm đếm → kế hoạch nhập kho.

Đối với hàng có hàng trăm Part Number, không nên chỉ đếm tổng số carton.

Doanh nghiệp nên đối chiếu số lượng theo từng mã sản phẩm để phát hiện thiếu, thừa hoặc giao nhầm.

17. Tính Landed Cost cho từng phụ tùng

Một trong những vấn đề khó của doanh nghiệp phụ tùng là phân bổ chi phí nhập khẩu.

Tổng chi phí một shipment có thể gồm:

Giá hàng

+ vận chuyển nội địa Trung Quốc

+ chi phí đầu xuất

+ cước vận chuyển quốc tế

+ bảo hiểm nếu có

+ Local Charges

+ thuế nhập khẩu

+ thuế GTGT tại khâu nhập khẩu

+ chi phí thủ tục

+ kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh

+ vận chuyển về kho

+ bốc xếp

+ các chi phí hợp lệ khác của lô hàng.

Nếu shipment có 100 mã phụ tùng, doanh nghiệp cần xây dựng phương pháp phân bổ phù hợp để biết giá vốn thực tế của từng sản phẩm.

Nếu chỉ lấy giá mua từ Trung Quốc làm giá vốn, báo cáo lợi nhuận có thể sai đáng kể.

18. Kiểm tra hàng sau khi nhập kho

Khi hàng về kho, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Part Number – số lượng – tình trạng bao bì – chất lượng ngoại quan – tem nhãn – model xe tương thích.

Với đơn hàng đầu tiên từ một nhà cung cấp mới, nên tăng tỷ lệ kiểm tra.

Nếu phát hiện lỗi, cần chụp ảnh và lập thông tin ngay để làm việc với nhà cung cấp.

Đây cũng là dữ liệu giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng từng nhà máy Trung Quốc sau nhiều đơn hàng.

Một nhà cung cấp giá cao hơn 3% nhưng tỷ lệ lỗi thấp đáng kể đôi khi mang lại lợi nhuận thực tế tốt hơn một nhà cung cấp có giá rẻ nhất.

Những sai lầm thường gặp khi nhập phụ tùng ô tô Trung Quốc

Sai lầm thứ nhất: Chỉ ghi chung “Auto Parts” mà không xây dựng danh mục từng loại hàng.

Sai lầm thứ hai: Cho rằng tất cả phụ tùng ô tô sử dụng chung một HS Code.

Sai lầm thứ ba: Đặt hàng trước rồi mới kiểm tra chính sách nhập khẩu.

Sai lầm thứ tư: Chỉ quan tâm giá mua mà không tính thuế và Landed Cost.

Sai lầm thứ năm: Không kiểm tra vấn đề thương hiệu và sở hữu trí tuệ.

Sai lầm thứ sáu: Packing List không quản lý theo Part Number khiến quá trình kiểm hàng và khai báo phức tạp.

Sai lầm thứ bảy: Đợi container về cảng mới bắt đầu kiểm tra chứng từ.

Sai lầm thứ tám: Chọn phương thức vận chuyển chỉ dựa vào cước thấp nhất mà không tính thời gian và toàn bộ chi phí phát sinh.

Quy trình nhập khẩu phụ tùng ô tô từ Trung Quốc từ A-Z

 

Có thể tóm tắt toàn bộ quá trình như sau:

Xác định phụ tùng cần nhập

↓

Tìm và đánh giá nhà cung cấp Trung Quốc

↓

Kiểm tra thương hiệu và nguồn gốc sản phẩm

↓

Lập Part List chi tiết

↓

Xác định HS Code

↓

Kiểm tra chính sách nhập khẩu

↓

Tính thuế và Landed Cost dự kiến

↓

Kiểm tra xuất xứ và ưu đãi thuế quan

↓

Ký hợp đồng, đặt hàng

↓

Lựa chọn phương thức vận chuyển

↓

Đóng gói và kiểm tra hàng

↓

Chuẩn bị Invoice, Packing List và chứng từ

↓

Vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam

↓

Khai báo và thực hiện thủ tục hải quan

↓

Hoàn thành thủ tục chuyên ngành nếu có

↓

Thông quan

↓

Vận chuyển về kho

↓

Kiểm đếm theo Part Number và xác định giá vốn thực tế.

Với doanh nghiệp muốn kết hợp vận tải và thủ tục trong cùng một phương án, Unicorn Logistics có thể cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế cùng dịch vụ thông quan hải quan, hỗ trợ kết nối quá trình từ khi hàng rời Trung Quốc đến khi được giao về kho tại Việt Nam.

Kết luận

Nhập khẩu phụ tùng ô tô từ Trung Quốc về Việt Nam có lợi thế lớn về nguồn hàng đa dạng và khả năng lựa chọn nhiều phân khúc giá, nhưng khó khăn nằm ở số lượng chủng loại sản phẩm rất lớn.

Điểm quan trọng nhất không phải chỉ là tìm được nhà cung cấp có giá thấp.

Doanh nghiệp cần quản lý tốt toàn bộ chuỗi:

Part Number → tên hàng → HS Code → chính sách nhập khẩu → thuế → xuất xứ → chứng từ → vận chuyển → thông quan → nhập kho → Landed Cost.

Đặc biệt với một container chứa hàng chục hoặc hàng trăm loại phụ tùng, việc lập Part List chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể sai sót trong những công đoạn sau.

Trước khi đặt cọc đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên hoàn thành ít nhất ba việc: kiểm tra chính sách của từng nhóm phụ tùng, dự kiến HS Code và tính tổng chi phí nhập khẩu về đến kho.

Khi ba yếu tố này đã rõ ràng, doanh nghiệp mới có đủ dữ liệu để biết phụ tùng mua tại Trung Quốc có thực sự cạnh tranh khi đưa về Việt Nam hay không, đồng thời chủ động hơn về giá bán, lợi nhuận và kế hoạch kinh doanh.